Dokumentendigitalisierung für Privat- und Genossenschaftsbanken

Viele Institute nutzen bereits die Vorteile einer elektronischen Akte: Schnellere, ortsunabhängige Zugriffszeiten, kein Aktentourismus mehr, sichere Verwaltung der aufbewahrungspflichtigen Originaldokumente und vor allen Dingen: Eine einheitliche Aktenstruktur.

Zudem dient die elektronische Akte als Basis für die Nutzung weiterer Optimierungsmöglichkeiten bzw. für einen vollständig digitalen Bearbeitungsprozess - gerne begleite ich Sie bei der Gestaltung Ihrer digitalen Zukunft.

Digitalisierungsbereiche

  • Kreditakten
  • Personalakten
  • Passivakten
  • Bau- und Vertragsakten
  • Post- und Rechnungseingang
  • Mikrofilme und Microfiches

Mein Beratungsansatz

Für die Nutzung des elektronischen Archivs empfehle ich Ihnen ein Vorprojekt mit dem FCMS / DMS-Berater der FIDUCIA & GAD IT AG in dem Sie die Grundlagen für die spätere Digitalisierung legen. Darin werden u.a. die notwendigen Archivstrukturen und die technischen Voraussetzungen für eine Eigenverarbeitung Ihrer Dokumente gelegt.

Gleich danach stellt sich allerdings die Frage, welchen Weg Sie bei der Einführung der elektronischen Akte gehen wollen: Eigendigitalisierung oder Outsourcing? Gerne stehe ich Ihnen mit meiner über 8-jährigen Praxiserfahrung für beide Varianten zur Verfügung.

Nach meinen Erfahrungen nehmen die Vorteile einer Eigendigitalisierung -gerade im Bereich der komplexen Kreditunterlagen- mit steigender Anzahl der zu digitalisieren Akten immer mehr ab. Grob gerechnet schafft ein Institut bei qualitativ hochwertiger Indizierung der Dokumente am Tag durchschnittlich rund 3 vollständig bearbeitete Kreditakten pro Person (Basis: 250 – 300 Blatt pro Akte). Das macht pro Jahr, je nach Anzahl der Krankheits- und Urlaubstage, rund 650 digitalisierte Akten pro Person, die zwingend über Kreditfachwissen verfügen muss. Für die Digitalisierung von 4.500 Akten würde diese Person demnach rund 7 Jahre benötigen oder 4 Personen rund 1,75 Jahre. Ein leistungsfähiger Dienstleister digitalisiert diese Aktenanzahl in der Regel in 4-5 Monaten. 

Sofern Sie sich für das Outsourcing der Aktendigitalisierung entschieden haben, steht nun die Auswahl des passenden Dienstleisters an erster Stelle. In der Regel erhalten Sie von den FIDUCIA & GAD Beratern im Rahmen der FCMS / DMS-Einführung eine Empfehlung für die spätere Dokumentenstruktur, die Sie nach Feststehen des finalen Digitalisierungsdienstleisters mit dessen Muster-Struktur abgleichen können. Selbstverständlich stehe ich Ihnen auch hier mit meiner langjährigen Erfahrung beratend zur Seite und trage somit zu einem gelungenen Projektstart bei. 

Nutzen Sie meine Erfahrung – und sichern Sie sich so den Erfolg Ihres Projekts!

Meine Leistungen im Einzelnen

  • Analyse der hausinternen IST-Situation und Ableiten der Digitalisierungsstrategie: Eigendigitalisierung oder Outsourcing?
  • Definition der Verarbeitung des Tagesgeschäfts (intern oder extern?)
  • Ausführliche Analyse der Ablagestruktur
  • Definition der technischen Vorarbeiten
  • Projektplanung und -durchführung sowie Begleitung der Bank vor und nach dem Projekt
  • Lösungen für die papierhafte Lagerung weiterhin aufbewahrungspflichtiger Dokumente
  • Lösungen für das Archiv-Management: Wie werden Originaldokumente künftig angefordert und dokumentiert?
  • Abstimmen der zu verwendenden Dokumentenstruktur

Bei gewünschtem Outsourcing:

  • Erstellen der Ausschreibungsunterlagen für die Dienstleisterauswahl inkl. Ermittlung der dafür notwendigen Parameter
  • Fachliche Analyse der Angebote und Teilnahme an den Dienstleisterpräsentationen
  • Organisation und Teilnahme an Vor-Ort-Besichtigungen bei ausgesuchten Dienstleistern (Analyse der Zutritts- und Zugriffskontrolle, Brandschutzmaßnahmen, Mandantentrennung, Transport- und Vernichtungsstandards etc.)
  • Teilnahme an den Projektsitzungen zusammen mit dem finalen Dienstleister zur Abstimmung der Register- und Dokumentenstruktur
  • Begleitung der Bank während der Test- und Prüfphasen