Dokumentendigitalisierung für Unternehmen & Öffentliche Hand

Schneller Zugriff auf Ihre Dokumente mit nur wenigen Klicks

Papier- und Aktenarchive platzen aus allen Nähten, die Suche nach papiergebundenen Unterlagen dauert viel zu lange, Ablagesystematiken sind nicht einheitlich umgesetzt – mit diesen Bedingungen müssen viele Unternehmen täglich kämpfen. Und das kostet Sie Zeit, Ressourcen und letztlich Geld.

Zudem laufen alle Unternehmen, die nicht elektronisch archivieren, Gefahr, gegen die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu verstoßen: Kein fristgerechtes Löschen von Kundendaten, keine Zugriffskontrolle und -dokumentation, kein Schutz vor Manipulation - um nur einige Punkte zu nennen. Und das kann Sie künftig teuer zu stehen kommen.

Die Lösung: Digitaler Zugriff auf Ihre Dokumente in Sekundenschnelle sowohl für Unterlagen aus dem Archiv als auch für den täglichen Posteingang. Wichtig dabei ist die Synchronisation und einheitliche Archivierung von Dokumenten aus  den verschiedenen Eingangskanälen, denn nur so können Sie schnell, einfach und ressourcenschonend auf alle benötigten Informationen zugreifen. 

Digitalisierungsbereiche:

  • Aktenarchive aus allen Unternehmensbereichen
  • Personal-, Patienten- oder Versicherungsakten
  • Post- und Rechnungseingang sowie Lieferscheine
  • Baupläne / Konstruktionszeichnungen
  • Mikrofilme und –fiches sowie Lochkarten
  • Bücher und historische Dokumente
  • Umgang mit weiterhin aufbewahrungspflichtigen Dokumenten

Meine Leistungen im Überblick:

  • Prüfen von staatlichen Fördermöglichkeiten für Ihr Projekt und Erstellen der Antragsunterlagen
  • Ist-Analyse und Erstellen von prozessoptimierten Lösungskonzepten
  • Definition der technischen und funktionalen Anforderungen
  • Integration in bestehende Dokumentenmanagement- (DMS) oder Enterprise-Content-Management- (ECM) Systeme möglich?
  • Bei Bedarf: DMS-Produktempfehlungen und Anbieterauswahl
  • Kosten-/Nutzen-Analyse: Eigendigitalisierung oder Fremdvergabe?
  • Erstellen von Ausschreibungsunterlagen oder Dienstleisterempfehlungen
  • Definition der Verarbeitung künftig eingehender Dokumente inkl. einheitlicher Archivierung der verschiedenen Eingangskanäle (Papierdokumente, E-Mails, Faxe, Office-Dateien und weitere spezifische Dateien)
  • Workflow- und Prozessoptimierung
  • Begleitung vor, während und nach dem Projekt