Die entscheidende Frage ist mittlerweile nicht mehr „ob“, sondern „wann und wie“ Ihr Haus das Zentrale Dokumentenarchiv (ZDA) der FinanzInformatik® optimiert nutzen will. Somit können aus meiner Sicht langwierige und teure Machbarkeitsstudien sowie zeitaufwendige Kosten-/Nutzenanalysen auf ein notwendiges Minimum reduziert werden.
Stecken Sie Ihre Ressourcen lieber in den reibungslosen Ablauf des Projekts und nutzen Sie meine Best Practice-Erfahrungen aus über 70 durchgeführten Projekten. Durch die Konzentration auf das Wesentliche garantiere ich Ihnen eine pragmatische und zielorientierte Projektumsetzung - natürlich unter Einbezug der individuellen Gegebenheiten Ihrer Sparkasse.
Zunächst sollten Sie sich bewusst sein, welchen Weg Sie bei der Einführung eines elektronisches Archivs gehen wollen: Eigendigitalisierung oder Outsourcing? Gerne stehe ich Ihnen mit meiner über 8-jährigen Praxiserfahrung für beide Varianten zur Verfügung.
Eine Eigendigitalisierung der Akten scheint auf den ersten Blick deutlich kostengünster, da die Dokumente durch eigenes Personal verarbeitet werden können. Schauen wir uns hierzu ein Beispiel aus dem Kreditbereich an: Grob gerechnet schafft ein Institut bei qualitativ hochwertiger Indizierung der Dokumente am Tag durchschnittlich rund 3 vollständig bearbeitete Kreditakten pro Person (Basis: 250 – 300 Blatt pro Akte). Das macht pro Jahr, je nach Anzahl der Krankheits- und Urlaubstage, rund 650 digitalisierte Akten pro Person, die zwingend über Kreditfachwissen verfügen muss. Für die Digitalisierung von 15.000 Akten würde diese Person demnach rund 23 Jahre benötigen oder 10 Personen 2,3 Jahre. Ein leistungsfähiger Dienstleister digitalisiert diese Aktenanzahl in der Regel in 1,5 Jahren.
Ein Großteil der Sparkassen, die das elektronische Archiv bereits umgesetzt haben, hat sich unter Berücksichtigung dieses Zeitaspekts für ein Outsourcing entschieden. Und das aus gutem Grund: Eine kurze Projektlaufzeit erhöht die Akzeptanz im Gesamthaus, reduziert die internen Aufwände auf ein Minimum und ermöglicht eine zeitnahe Optimierung des gesamten Prozessworkflows.
Nutzen Sie meine Erfahrung – ich begleite Sie gerne bei der Umsetzung.
