Dokumentendigitalisierung für Sparkassen

Die entscheidende Frage ist mittlerweile nicht mehr „ob“, sondern „wann und wie“ Ihr Haus das Zentrale Dokumentenarchiv (ZDA) der FinanzInformatik® einführen will. Somit treten aus meiner Sicht langwierige und teure Machbarkeitsstudien sowie Kosten-/Nutzenanalysen eher in den Hintergrund.

Stecken Sie Ihre Ressourcen lieber in einen reibungslosen Ablauf des Projekts und nutzen Sie meine „best practice“ Erfahrungen aus über 70 durchgeführten Projekten bei einem renommierten Digitalisierungsdienstleister. Durch die Konzentration auf das Wesentliche garantiere ich Ihnen eine pragmatische und zielorientierte Projektumsetzung - natürlich unter Einbezug der individuellen Gegebenheiten Ihrer Sparkasse.

Digitalisierungsbereiche

  • Transfer von Kredit- und Passivakten ins ZDA
  • Transfer von Personalakten in ParisPlus (Personalaktenarchiv)
  • Digitale Betriebsakte (z.B. Bau- und Vertragsakten und weitere Bereiche)
  • Elektronisches Rechnungsbuch (Post- und Rechnungseingang)

Mein Beratungsansatz

Zunächst sollten Sie sich bewusst sein, welchen Weg Sie bei der Einführung eines elektronisches Archivs gehen wollen: Eigendigitalisierung oder Outsourcing? Gerne stehe ich Ihnen mit meiner über 8-jährigen Praxiserfahrung für beide Varianten zur Verfügung.

Eine Eigendigitalisierung der Akten scheint auf den ersten Blick deutlich kostengünster, da die Dokumente durch eigenes Personal verarbeitet werden können. Schauen wir uns hierzu ein Beispiel aus dem Kreditbereich an: Grob gerechnet schafft ein Institut bei qualitativ hochwertiger Indizierung der Dokumente am Tag durchschnittlich rund 3 vollständig bearbeitete Kreditakten pro Person (Basis: 250 – 300 Blatt pro Akte). Das macht pro Jahr, je nach Anzahl der Krankheits- und Urlaubstage, rund 650 digitalisierte Akten pro Person, die zwingend über Kreditfachwissen verfügen muss. Für die Digitalisierung von 15.000 Akten würde diese Person demnach rund 23 Jahre benötigen oder 10 Personen 2,3 Jahre. Ein leistungsfähiger Dienstleister digitalisiert diese Aktenanzahl in der Regel in 1,5 Jahren.

Ein Großteil der Sparkassen, die das elektronische Archiv bereits umgesetzt haben, hat sich unter Berücksichtigung dieses Zeitaspekts für ein Outsourcing entschieden. Und das aus gutem Grund: Eine kurze Projektlaufzeit erhöht die Akzeptanz im Gesamthaus, reduziert die internen Aufwände auf ein Minimum und ermöglicht eine zeitnahe Optimierung des gesamten Prozessworkflows. 

Nutzen Sie meine Erfahrung – ich begleite Sie gerne bei der Umsetzung.

Meine Leistungen im Einzelnen

  • Analyse der hausinternen IST-Situation und Ableiten der Digitalisierungsstrategie: Eigendigitalisierung oder Outsourcing?
  • Definition der Verarbeitung des Tagesgeschäfts (intern oder extern?)
  • Ausführliche Analyse der Ablagestruktur
  • Definition der technischen Vorarbeiten
  • Projektplanung und -durchführung sowie Begleitung der Sparkasse vor und nach dem Projekt
  • Lösungen für die papierhafte Lagerung weiterhin aufbewahrungspflichtiger Dokumente
  • Lösungen für das Archiv-Management: Wie werden Originaldokumente künftig angefordert und dokumentiert?
  • Abstimmen der zu verwendenden Dokumentenstruktur

Bei gewünschtem Outsourcing:

  • Erstellen der Ausschreibungsunterlagen für die Dienstleisterauswahl inkl. Ermittlung der dafür notwendigen Parameter
  • Fachliche Analyse der Angebote und Teilnahme an den Dienstleisterpräsentationen
  • Organisation und Teilnahme an Vor-Ort-Besichtigungen bei ausgesuchten Dienstleistern (Analyse der Zutritts- und Zugriffskontrolle, Brandschutzmaßnahmen, Mandantentrennung, Transport- und Vernichtungsstandards etc.)
  • Teilnahme an den Projektsitzungen zusammen mit dem finalen Dienstleister zur Abstimmung der Register- und Dokumentenstruktur
  • Begleitung der Sparkasse während der Test- und Prüfphasen